Koronavirüsten korunmak için ofiste kâğıttan uzak durun

Koronavirüsten korunmak için ofiste kâğıttan uzak durun 1

Yerküre Sıhhat Örgütü’nün yeni tip Koronavirüs’ü (COVID-19) yerküre umumunda pandemi ilan etmesi ve devletimizde Devletimizin Sıhhat Bakanlığımız öncülüğünde gerekli önlemleri artırması üzerine, birçok şirket konuttan çalışma modeline geçti. Bu durum iş süreçlerinde kimi aksamaların ve gecikmelerin yaşanmasına neden oluyor. Bu noktada, dijital dönüşümün önceliklerinden biri olan elektronik doküman ve süreç idare sistemlerinin ve “kağıtsız ofis” yaklaşımının kıymeti bir kere daha gözler önüne seriyor.

Bahisle ilgili açıklama yapan Bilkent Cyperpark firmalarından birinin Umumi Yöneticisi Salih Kanlı, ilmî araştırmalara nazaran Koronavirüsün kâğıt üzere ortamlarda 4 ila 5 gün arasında faal kalabileceğinin öngörüldüğünü belirtti. Kanlı,  “Bundan ötürü mümkün olduğunca elden ele dolaşan kâğıttan uzak durmamız hem kendimiz hem de topluluk sıhhati için hayati ehemmiyet arz etmektedir. Üniteden üniteye, masadan masaya, elden ele dolaşan kağıtlar birçok virüs ve bakterinin de taşınmasına ve yayılmasına yol açmaktadır. Evrak ile sıklıkla temas eden tüm ofis çalışanları, memurlar, arşivciler, satın almacılar, muhasebeciler, hukukçular, öğrenci işleri hizmetlileri doğal olarak daha yüksek risk altında.” diye konuştu. 

Kağıt ile sıfır temas 

İş süreçlerinin haneden takip edilmesi için e-posta, Skype ve WhatsApp üzere pratiklerin online yazışmalar ve içtimalar için yararlı olsalar da tek başlarına kâfi olmayacağını vurgulayan Kanlı, “Dolayısıyla, asıl muhtaçlık uçtan uca kesintisiz bir otomasyon sunan bir Elektronik Evrak ve Süreç Idare Sisteminin hayata geçirilmesidir. Bu sistemler; elektronik dokümanlarınızı oluşturmanız, paraflamanız ve imzalamanız, elektronik arşivinizden aradığınız bir belgeyi saniyeler içinde bulmanız için en ülkü tahlildir. Tıpkı devirde kağıt ile teması minimuma indirdiği için en sağlıklı çözümdür” dedi. 

Kanlı; “Elektronik Evrak, Form ve Süreç Idare Sistemleri hem kurum içi yazışmalarınızı hem de kurumu dışı yazışmalarınızı yasal muteberliği olan dijital platforma taşıyarak fizikî teması ve riski minimize ederken, tıpkı devirde iş süreçlerini takip edilebilir hale getirip önemli mealde tasarruf sağlamaktadır.  Örneğin, kurumuzun bir tedarikçisi ile yapacağı mukaveleyi tedarikçiniz ile fizikî olarak bir araya gelmeden dakikalar için de e-imza ile imzalayabilir hem kendinizin hem de karşı tarafın riskini minimum seviyeye çekebilirsiniz.” diyerek laflarını tamamladı.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir