Konuttan çalışanların dikkat etmesi gereken değerli noktalar

Konuttan çalışanların dikkat etmesi gereken değerli noktalar 1

Koronavirüs pandemisiyle birlikte süratli bir biçimde meskenden çalışmaya adapte olmamız gerekti. İnsanların sıhhatlerini tehlikeye atmamak fakat bir yandan da iş süreçlerini devam ettirmek zorunda olan şirketler çeşitli platformalar kullanarak işlerini sürdürmeye başladılar. Bu noktada sıkça duymaya başladığımız “Dijital İş Yeri” kavramı da değerini bir sefer daha hatırlatmış oldu. Beklenmeyen bir anda konuttan çalışma pozisyonuna geçen şirketlerin iş yapış modelleri değişti. Bu süreçte en değerli bahislerden biri de çalışanların birbiriyle olan bağlantılarının kesintisiz ve daima olmasını sağlayabilmek ve motivasyonlarını canlı tutabilmek oldu. Velocity ve Microsoft Teams tecrübeleriyle online sistemlerde hakikat ve verimli çalışmanın nasıl olacağını anlatan PEAKUP, hazırladığı kılavuzda belge paylaşımı, manzaralı görüşme, chat odaları ve telekonferans seçenekleri üzere mevzularda tavsiyelere yer verdi.

Meskenden çalışırken en çok hangi özellikleri arıyoruz?

Öncelikle çalışanların dijital platformlardan en çok hangi fonksiyonları beklediğinin tespit edilmesi gerektiğini belirten PEAKUP COO’su Kadircan Toprakçı, sıralamayı şöyle yapıyor: “Bildirimlerin alındığı ve filtrelendiği aktiflik alanı, doküman ve fotoğraf paylaşılan bir chat odası, arşivdeki belgelere kolay kolay ulaşabilme, belgeler üzerinde takım arkadaşlarıyla eş vakitli çalışabilme, imajlı görüşme, duyuru paylaşma ve toplantı organize edebilme. Elbette tüm bunları hakikat bir formda yapabilmek için gerekli olan şey uygun bir internet kontağı ve inançlı bir bilgisayar, tablet yahut telefon. İşte tüyolar bu birinci andan başlıyor.” 

Bilgisayar: Şahsî bilgisayarınız yeterli bir sistemle tam müdafaa altına alınmamışsa güvenlik açısından şirket bilgisayarınızı kullanmanızı tavsiye ederiz. Muhafazası zayıf olan bir aygıttan inançlı olmayan Wi-Fi ya da 4G/5G kontaklarını kullanmanız sizi hüsrana uğratabilir. Şayet ofis bilgisayarınızın da yeteri kadar inançlı olduğuna inanmıyorsanız çabucak IT ünitesiyle diyaloğa geçmenizde yarar var. Aksi taktirde tüm şirket bilgilerinize girilebilir ya da arşiv belgeleriniz ziyan görebilir. Ofis bilgisayarınızdan bağlandığınız şirket hesaplarınızın parola güvenliği de bilgileriniz için başka bir kıymet taşıyor. Parola güvenliğinizi en üst düzeyde tutmak, mümkün olduğunca güncellemek ve kolay parolalardan kaçınmak gerekiyor.

İnternet teması: Dijital çalışma ortamının en sevimsiz yanı kıymetli bir toplantının ortasında internetin kesilmesi ya da yavaşlamasıdır. Ağır belge paylaşımı yahut görüntü görüşmesi  gereksinimleri olan bireylerin internet paketlerinin yükleme (upload) kotalarını arttırmak kolay bir tahlil olabilir. Bunun dışında WiFi ağlarında sorun yaşanması durumunda taşınabilir telefonlar aracılığıyla 4.5G internet erişiminin “Personal Hotspot” özelliğini taşınabilir aygıtlarda faal hale getirmek mümkün. Muhasebe, İnsan Kaynakları uygulamaları ve gibisi şirket datalarını içeren kaynaklara erişimde en inançlı yol, BT takımları tarafından sağlanmış Sanal Masaüstü (Virtual Desktop) uygulamalarının tercih edilmesi olacaktır. Tüm grubun kurumsal ağa inançlı bağlanabilmesi ve ağ trafiğinin tek bir tünelden geçirilmesi için kesinlikle VPN kullanmalısınız. 

İşletim sistemleri: Her vakit işletim sistemleri ve uygulamaların en aktüel sürümlerini kullanmayı tercih edin.  En şimdiki işletim sistemi, sunduğu yeni özellikleri ile verimlilik katkısı olmasının ötesinde bulaşma ihtimali olan her siber tehlikeye rağmen daima güvenlik güncellemeleri alarak önleyici müdafaa sağlayacaktır.

Arşivleme: Konuttan çalışırken iş bilgisayarınızdaki evraklara erişmeniz gerekebilir yahut bilgisayarınızda lazım olan bir evrakınızı silmiş olabilirsiniz. Bilhassa uzaktan çalışırken evraklarınızın vakit ve yerden bağımsız taşınabilir olması gerekebilir. OneDrive üzere bulut depolama tahlillerinden yararlanarak tüm dokümanlarınızı inançla saklayabilir ve rastgele bir olumsuz sonuca karşı evvelki versiyonlara dönmek yahut silinmiş bir ögeyi kurtarmak üzere değerli aksiyonları alabilirsiniz.

Birlikte çalışma ortamı: Ofiste çalışırken iş arkadaşlarınızla birlikte çalışma fırsatı bulabiliyordunuz. Lakin uzaktan çalışma sürecinde ortak olarak yapmanız gereken işlerde fizikî olarak birlikte olamıyorsunuz. MS Teams üzere uygulamalar bu süreçte size dayanak oluyor. Yalnızca uzaktan çalışma süreçlerinde değil tüm ofis ortamınızı birlikte çalışma alanına taşıyabiliyor, doküman ve dokümanlarınız üzerinde iş arkadaşlarınızla ortak düzenlemeler yapabiliyor, görüntü görüşme, sohbet, ofis dokümanları üzere günlük rutininizde yer alan iş süreçlerinizde pek çok içeriği tek bir platformdan takip edebiliyorsunuz.

Küçüklere karşı güvenlik: Bu husus bilhassa çocuklu çalışanlar için. Orta verdiğiniz sırada meraklı çocuğunuzun istemeden çalıştığınız evrakları silmesine karşı kesinlikle ekran kilidi ve parola koymalısınız. Bilhassa bu noktada Windows 10 sürümüyle birlikte fiyatsız gelen Dynamic Lock özelliğinden faydalanabilirsiniz. Bilgisayarınızdan uzaklaştığınız anda telefonunuzla senkronize ettiğiniz Dynamic Lock  bilgisayarınızı kilitli moda geçirecektir.

Toplantılar: Online çalışmaya geçilmesiyle birlikte toplantı, aktiflik ve eğitimler de iptal edilmeye başladı. Fakat iş süreçlerinin devam etmesi için gerekli olan toplantı yahut eğitimlerin aksaması işleriniz için dertli süreçler yaratabilir. MS Teams üzerinden yapabileceğiniz manzaralı toplantılar ve canlı etkinliklerle iş programınızı aksatmadan sürdürebilirsiniz. Örneğin, toplantılara telefon, tablet ve bilgisayarlarınızdan katılabilir, toplantı yaparken bir yandan da yazışabilir, belge yahut ekranınızı paylaşabilirsiniz.

İş arkadaşlarıyla toplumsallaşma:  Bu unsur hem çalışanlar hem de patronlar için. Daima meskende kaldığımız, toplumsallaşma imkanımızın kısıtlandığı bu süreçte yalnızca iş süreçlerinizi ilerletmek değil, MS Teams yahut Velocity üzere iç irtibatı güçlü tutan platformlarla çalışanlarınızın motivasyonunu arttırabilmeniz de çok kıymetli. Sinema tekliflerinizi paylaştığınız, imajlı konuşabildiğiniz kümeler oluşturabilir, karşılıklı kahvelerinizi içebilirsiniz. Irtibatınızı dijital platformlar üzerinden sürdürebilir ve eğlenceli hale getirebilirsiniz. 

Bir Cevap Yazın